Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego — 14 dni

Zgłoszenie najmu okazjonalnego — krótka odpowiedź

Właściciel mieszkania ma 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, żeby zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego ze względu na swoje miejsce zamieszkania. Zgłoszenie jest bezpłatne i nie ma urzędowego formularza — wystarczy zwykłe pismo.

To formalność, którą najłatwiej przeoczyć, a jej pominięcie kosztuje najwięcej: bez zgłoszenia umowa przestaje być najmem okazjonalnym, mimo kompletu załączników i wizyty najemcy u notariusza. Poniżej wszystko, co trzeba wiedzieć.

Kto zgłasza umowę

Obowiązek spoczywa wyłącznie na właścicielu (wynajmującym). Najemca nie ma tu nic do zrobienia — może natomiast zażądać dowodu, że zgłoszenie zostało złożone, o czym niżej.

Jeśli mieszkanie ma kilku współwłaścicieli, zgłoszenia dokonuje ten, kto występuje w umowie jako wynajmujący. Przy współwłasności małżeńskiej wystarczy zgłoszenie jednego z małżonków rozliczającego przychód z najmu.

Termin: 14 dni od rozpoczęcia najmu, nie od podpisania

To najczęstsze źródło pomyłek. Ustawa liczy termin od dnia rozpoczęcia najmu, a nie od dnia podpisania umowy. Jeśli umowę podpisano 20 września, a najem zaczyna się 1 października, czternaście dni biegnie od 1 października.

Termin jest zawity — nie da się go przywrócić ani nadrobić późniejszym zgłoszeniem ze skutkiem wstecznym. Zgłoszenie po terminie oczywiście warto złożyć ze względów podatkowych, ale reżimu najmu okazjonalnego już nie przywróci.

Do którego urzędu skarbowego

Do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania właściciela — a nie ze względu na położenie wynajmowanego mieszkania. To druga częsta pomyłka.

Przykład: mieszkanie jest w Warszawie, a właściciel mieszka w Szczecinie. Zgłoszenie trafia do urzędu skarbowego w Szczecinie, nie w Warszawie.

Co powinno zawierać zgłoszenie

Nie ma urzędowego druku, więc wystarczy pismo zawierające:

• dane właściciela — imię i nazwisko, adres zamieszkania, NIP lub PESEL
• dane najemcy — imię i nazwisko
• adres wynajmowanego lokalu
• datę zawarcia umowy oraz datę rozpoczęcia najmu
• okres, na jaki zawarto umowę
• informację, że umowa jest umową najmu okazjonalnego lokalu w rozumieniu art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów
• podpis właściciela

Nie trzeba dołączać samej umowy ani załączników. Urząd może o nie poprosić, ale zgłoszenie jest skuteczne bez nich.

Jak złożyć zgłoszenie

• Osobiście w urzędzie — warto poprosić o prezentatę, czyli pieczątkę z datą na kopii pisma. To Twój dowód dotrzymania terminu.
• Listem poleconym — liczy się data nadania, więc zachowaj potwierdzenie z poczty.
• Elektronicznie — przez e-Urząd Skarbowy albo ePUAP jako pismo ogólne. Urzędowe poświadczenie odbioru jest dowodem złożenia.

Zgłoszenie nie podlega opłacie skarbowej.

Co się dzieje, gdy zgłoszenia zabraknie

Skutek jest jednoznaczny i dotkliwy: zgodnie z art. 19b ust. 3 ustawy nie stosuje się wtedy przepisów o uproszczonej ścieżce opróżnienia lokalu. Umowa dalej obowiązuje, ale jako zwykły najem, czyli:

• akt notarialny z oświadczeniem najemcy o poddaniu się egzekucji przestaje działać jako tytuł egzekucyjny,
• odzyskanie mieszkania wymaga zwykłego postępowania sądowego o eksmisję,
• wraca pełna ochrona lokatorska, łącznie z okresem ochronnym od 1 listopada do 31 marca,
• sąd bada, czy najemcy przysługuje prawo do lokalu socjalnego.

Innymi słowy: kilkaset złotych wydane na akt notarialny i komplet dokumentów idzie na marne przez darmową formalność.

Najemca może zażądać potwierdzenia

Ustawa daje najemcy prawo do żądania od właściciela przedstawienia dowodu zgłoszenia umowy. Warto o tym pamiętać z obu stron:

• Właściciel — zachowaj prezentatę, potwierdzenie nadania albo UPO, bo możesz zostać poproszony o okazanie.
• Najemca — masz prawo sprawdzić, czy zgłoszenie zostało złożone. Jeśli nie, umowa nie działa jak najem okazjonalny, co zmienia Twoją sytuację prawną na korzystniejszą.

Zgłoszenie a podatek od najmu

To dwie różne sprawy, które łatwo pomylić. Zgłoszenie z art. 19b dotyczy samego faktu zawarcia umowy najmu okazjonalnego i jest warunkiem działania uproszczonej eksmisji. Rozliczenie podatku to osobny obowiązek.

Przychody z najmu prywatnego rozlicza się ryczałtem: 8,5% do 100 000 zł rocznie i 12,5% od nadwyżki. Pierwszą wpłatę robi się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pojawił się przychód, a roczne zeznanie PIT-28 składa się do końca kwietnia. Szczegóły opisaliśmy w artykule o kosztach najmu okazjonalnego.

Najczęstsze pytania

Czy przedłużenie umowy trzeba zgłaszać ponownie?

Jeśli podpisujecie nową umowę najmu okazjonalnego, tak — to nowa umowa, więc biegnie nowy czternastodniowy termin i potrzebny jest nowy komplet załączników. Przy aneksie zmieniającym wyłącznie czynsz zgłoszenie nie jest konieczne, ale przy aneksie przedłużającym okres najmu bezpieczniej jest zgłosić.

Co, jeśli zmienia się najemca?

Zmiana najemcy oznacza nową umowę, nowe oświadczenie o poddaniu się egzekucji, nowe wskazanie lokalu zastępczego i nowe zgłoszenie.

Czy zgłoszenie kosztuje?

Nie. Jest bezpłatne i nie wymaga opłaty skarbowej.

Czy urząd potwierdza przyjęcie zgłoszenia?

Nie wydaje osobnej decyzji. Twoim dowodem jest prezentata na kopii pisma, potwierdzenie nadania listu poleconego albo urzędowe poświadczenie odbioru przy wysyłce elektronicznej.

Zapomniałem zgłosić w terminie — co teraz?

Reżimu najmu okazjonalnego dla tej umowy nie odzyskasz. Jeżeli najem trwa i zależy Ci na zabezpieczeniu, praktycznym rozwiązaniem jest zawarcie nowej umowy najmu okazjonalnego z kompletem załączników i zgłoszenie jej w terminie.

Podsumowanie

Zgłoszenie do urzędu skarbowego to najtańszy i najkrótszy element całej procedury — pismo na jedną stronę, zero opłat, czternaście dni. A jednocześnie jedyny, którego pominięcie unieważnia sens wszystkich pozostałych formalności.

Zapisz sobie datę rozpoczęcia najmu i odlicz od niej dwa tygodnie. Jeśli kompletujesz dokumenty do umowy, sprawdź też, co musi zawierać umowa najmu okazjonalnego i jakie ma załączniki. Brakujące oświadczenie właściciela lokalu zastępczego możesz zamówić u nas.