Umowa najmu okazjonalnego — podstawowe wymagania

Umowa najmu okazjonalnego musi być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że umowa ustna lub dorozumiana nie będzie miała mocy prawnej jako najem okazjonalny — będzie traktowana jak zwykły najem. Wymóg ten wynika z art. 19a ust. 6 ustawy o ochronie praw lokatorów.

Prawidłowo sporządzona umowa najmu okazjonalnego powinna być szczegółowa i jednoznaczna, aby chronić interesy obu stron i uniknąć sporów w trakcie trwania najmu. Poniżej omawiamy wszystkie elementy, które taka umowa powinna zawierać.

Dane stron umowy

Umowa powinna zawierać pełne i dokładne dane identyfikacyjne obu stron:

Wynajmujący — imię i nazwisko, PESEL, seria i numer dowodu osobistego, adres zamieszkania. Jeśli właścicielem jest więcej niż jedna osoba (np. małżonkowie), dane wszystkich współwłaścicieli
Najemca — imię i nazwisko, PESEL (lub numer paszportu w przypadku obcokrajowców), seria i numer dowodu tożsamości, adres zamieszkania

Ważne jest, aby dane zgadzały się z dokumentami tożsamości. Błąd w danych osobowych może być później podnoszony jako zarzut przy egzekucji, dlatego warto dokładnie zweryfikować każdy wpis.

Jeśli wynajmujący jest reprezentowany przez pełnomocnika, do umowy należy dołączyć pełnomocnictwo — najlepiej w formie notarialnej.

Opis lokalu

Precyzyjny opis wynajmowanego mieszkania to podstawa dobrej umowy. Im dokładniej opiszesz lokal, tym mniej nieporozumień w przyszłości:

Dokładny adres lokalu — ulica, numer budynku, numer mieszkania, kod pocztowy, miejscowość
Powierzchnia użytkowa — zgodna z aktem notarialnym nabycia lub księgą wieczystą
Liczba i rodzaj pomieszczeń — np. 2 pokoje, kuchnia, łazienka, przedpokój
Kondygnacja — piętro, na którym znajduje się mieszkanie
Stan techniczny — ogólny opis stanu lokalu w momencie przekazania
Numer księgi wieczystej — potwierdza prawo własności wynajmującego

Zaleca się sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego jako załącznika do umowy. Protokół powinien zawierać szczegółowy opis stanu lokalu, listę wyposażenia (z ich stanem), odczyty liczników mediów oraz dokumentację fotograficzną. Protokół chroni obie strony — najemcę przed roszczeniami za wcześniejsze uszkodzenia, a wynajmującego przed zniszczeniami nieodnotowanymi przy zdaniu lokalu.

Warunki finansowe

Precyzyjne określenie kwestii finansowych jest kluczowe dla bezkonfliktowego najmu:

Wysokość czynszu — dokładna kwota miesięczna w złotych, termin płatności (np. do 10. dnia każdego miesiąca), dzień od którego naliczany jest pierwszy czynsz
Kaucja zabezpieczająca — przy najmie okazjonalnym maksymalnie 6-krotność miesięcznego czynszu. Umowa powinna określać termin i warunki zwrotu kaucji (ustawa przewiduje zwrot w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu ewentualnych należności)
Opłaty dodatkowe — czynsz administracyjny do wspólnoty/spółdzielni, media (prąd, gaz, woda, ogrzewanie), internet, telewizja. Warto jasno określić, które opłaty wchodzą w skład czynszu, a które najemca opłaca osobno
Sposób płatności — numer rachunku bankowego, na który najemca dokonuje przelewów. Płatność gotówkowa jest dozwolona, ale przelew daje obu stronom potwierdzenie zapłaty
Zasady podwyżki czynszu — umowa może przewidywać waloryzację czynszu np. raz w roku o wskaźnik inflacji. Warto to precyzyjnie zapisać, aby uniknąć sporów
Odsetki za opóźnienie — można określić wysokość odsetek za nieterminową płatność (ustawowe lub umowne)

Okres najmu i data rozpoczęcia

Umowa najmu okazjonalnego jest zawsze zawierana na czas określony — maksymalnie na 10 lat. Nie ma możliwości zawarcia umowy najmu okazjonalnego na czas nieokreślony — jest to wymóg ustawowy.

Umowa powinna precyzyjnie wskazywać:

Datę rozpoczęcia najmu (od kiedy najemca może korzystać z lokalu)
Datę zakończenia najmu
Ewentualnie — warunki przedłużenia umowy na kolejny okres

Po upływie terminu umowy strony mogą zawrzeć nową umowę najmu okazjonalnego, ale wymaga to ponownego sporządzenia oświadczenia o poddaniu się egzekucji u notariusza (i poniesienia związanych z tym kosztów).

Obowiązkowe załączniki

To element, który odróżnia najem okazjonalny od zwykłego. Do umowy muszą być dołączone trzy załączniki:

Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji — sporządzone w formie aktu notarialnego na podstawie art. 19a ust. 2 pkt 1 ustawy. Najemca zobowiązuje się do opuszczenia i opróżnienia lokalu w terminie wskazanym w żądaniu wynajmującego
Wskazanie lokalu zastępczego — pisemne oświadczenie najemcy zawierające adres, pod który wyprowadzi się po zakończeniu umowy (art. 19a ust. 2 pkt 2)
Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego — pisemna zgoda właściciela (lub osoby z tytułem prawnym do lokalu) na zamieszkanie najemcy (art. 19a ust. 2 pkt 3)

Brak któregokolwiek z tych załączników powoduje, że umowa nie ma charakteru najmu okazjonalnego — jest traktowana jak zwykły najem z pełną ochroną lokatorską. Wynajmujący powinien upewnić się, że wszystkie załączniki są kompletne przed podpisaniem umowy.

Prawa i obowiązki stron

Dobrze sporządzona umowa powinna określać prawa i obowiązki zarówno wynajmującego, jak i najemcy:

Obowiązki wynajmującego:

Wydanie lokalu w stanie nadającym się do zamieszkania
Utrzymanie lokalu w odpowiednim stanie technicznym
Dokonywanie napraw wynikających z normalnego zużycia
Zapewnienie sprawności instalacji i urządzeń związanych z budynkiem

Obowiązki najemcy:

Terminowa zapłata czynszu i opłat dodatkowych
Korzystanie z lokalu zgodnie z przeznaczeniem (cele mieszkalne)
Dbanie o lokal i jego wyposażenie
Dokonywanie drobnych napraw na własny koszt
Nieprzekazywanie lokalu osobom trzecim bez zgody wynajmującego
Przestrzeganie regulaminu wspólnoty/spółdzielni

Warunki wypowiedzenia umowy

Umowa powinna precyzyjnie określać przypadki wcześniejszego rozwiązania. Zgodnie z ustawą, wynajmujący może wypowiedzieć umowę najmu okazjonalnego m.in. gdy:

Najemca zalega z czynszem za co najmniej 3 pełne okresy płatności, mimo pisemnego upomnienia z wyznaczeniem dodatkowego miesięcznego terminu na zapłatę
Najemca używa lokalu niezgodnie z przeznaczeniem lub w sposób sprzeczny z umową
Najemca podnajmuje lokal lub oddaje go do użytku osobom trzecim bez pisemnej zgody wynajmującego
Najemca utracił możliwość zamieszkania w lokalu zastępczym i nie wskazał nowego adresu w terminie 21 dni
Najemca niszczy urządzenia przeznaczone do wspólnego korzystania lub wykracza w sposób rażący przeciwko porządkowi domowemu

Strony mogą również przewidzieć w umowie dodatkowe przypadki wypowiedzenia — np. możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy przez najemcę z 2-miesięcznym okresem wypowiedzenia.

Dodatkowe zapisy warte uwzględnienia

Zgoda na zwierzęta — czy najemca może trzymać zwierzęta domowe
Palenie w lokalu — zakaz palenia tytoniu w mieszkaniu
Ubezpieczenie — czy najemca jest zobowiązany do ubezpieczenia lokalu od odpowiedzialności cywilnej
Remont i modyfikacje — zasady dotyczące zmian w lokalu (malowanie, wieszanie obrazów, itp.)
Zasady odwiedzin i zamieszkania — ile osób może stale zamieszkiwać w lokalu

Podsumowanie

Dobrze sporządzona umowa najmu okazjonalnego to fundament bezpiecznego i bezkonfliktowego najmu. Warto poświęcić czas na dokładne opisanie wszystkich warunków — od finansów, przez prawa i obowiązki, po warunki wypowiedzenia. Nie zapomnij o trzech obowiązkowych załącznikach i zgłoszeniu umowy do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu.

Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu dokumentów do umowy najmu okazjonalnego — w szczególności wskazania adresu zastępczego — skontaktuj się z nami. Działamy szybko i profesjonalnie.

Umowa najmu okazjonalnego — co powinna zawierać?