Umowa najmu okazjonalnego — krótka odpowiedź

Umowa najmu okazjonalnego musi być zawarta na piśmie, na czas oznaczony nie dłuższy niż 10 lat, a wynajmującym musi być osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Poza standardową treścią umowy najmu wymaga trzech załączników i jednego zgłoszenia:

oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego,
wskazania przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać,
oświadczenia właściciela tego lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy,
zgłoszenia umowy naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu.

Brak choćby jednego z tych elementów sprawia, że umowa jest zwykłym najmem — z pełną ochroną lokatorską i bez uproszczonej ścieżki eksmisji. Poniżej rozpisujemy każdy element po kolei.

Umowa najmu okazjonalnego — podstawowe wymagania

Umowa najmu okazjonalnego musi być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że umowa ustna lub dorozumiana nie będzie miała mocy prawnej jako najem okazjonalny — będzie traktowana jak zwykły najem. Wymóg ten wynika z art. 19a ust. 6 ustawy o ochronie praw lokatorów.

Prawidłowo sporządzona umowa najmu okazjonalnego powinna być szczegółowa i jednoznaczna, aby chronić interesy obu stron i uniknąć sporów w trakcie trwania najmu. Poniżej omawiamy wszystkie elementy, które taka umowa powinna zawierać.

Dane stron umowy

Umowa powinna zawierać pełne i dokładne dane identyfikacyjne obu stron:

Wynajmujący — imię i nazwisko, PESEL, seria i numer dowodu osobistego, adres zamieszkania. Jeśli właścicielem jest więcej niż jedna osoba (np. małżonkowie), dane wszystkich współwłaścicieli
Najemca — imię i nazwisko, PESEL (lub numer paszportu w przypadku obcokrajowców), seria i numer dowodu tożsamości, adres zamieszkania

Ważne jest, aby dane zgadzały się z dokumentami tożsamości. Błąd w danych osobowych może być później podnoszony jako zarzut przy egzekucji, dlatego warto dokładnie zweryfikować każdy wpis.

Jeśli wynajmujący jest reprezentowany przez pełnomocnika, do umowy należy dołączyć pełnomocnictwo — najlepiej w formie notarialnej.

Opis lokalu

Precyzyjny opis wynajmowanego mieszkania to podstawa dobrej umowy. Im dokładniej opiszesz lokal, tym mniej nieporozumień w przyszłości:

Dokładny adres lokalu — ulica, numer budynku, numer mieszkania, kod pocztowy, miejscowość
Powierzchnia użytkowa — zgodna z aktem notarialnym nabycia lub księgą wieczystą
Liczba i rodzaj pomieszczeń — np. 2 pokoje, kuchnia, łazienka, przedpokój
Kondygnacja — piętro, na którym znajduje się mieszkanie
Stan techniczny — ogólny opis stanu lokalu w momencie przekazania
Numer księgi wieczystej — potwierdza prawo własności wynajmującego

Zaleca się sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego jako załącznika do umowy. Protokół powinien zawierać szczegółowy opis stanu lokalu, listę wyposażenia (z ich stanem), odczyty liczników mediów oraz dokumentację fotograficzną. Protokół chroni obie strony — najemcę przed roszczeniami za wcześniejsze uszkodzenia, a wynajmującego przed zniszczeniami nieodnotowanymi przy zdaniu lokalu.

Warunki finansowe

Precyzyjne określenie kwestii finansowych jest kluczowe dla bezkonfliktowego najmu:

Wysokość czynszu — dokładna kwota miesięczna w złotych, termin płatności (np. do 10. dnia każdego miesiąca), dzień od którego naliczany jest pierwszy czynsz
Kaucja zabezpieczająca — przy najmie okazjonalnym maksymalnie 6-krotność miesięcznego czynszu. Umowa powinna określać termin i warunki zwrotu kaucji (ustawa przewiduje zwrot w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu ewentualnych należności)
Opłaty dodatkowe — czynsz administracyjny do wspólnoty/spółdzielni, media (prąd, gaz, woda, ogrzewanie), internet, telewizja. Warto jasno określić, które opłaty wchodzą w skład czynszu, a które najemca opłaca osobno
Sposób płatności — numer rachunku bankowego, na który najemca dokonuje przelewów. Płatność gotówkowa jest dozwolona, ale przelew daje obu stronom potwierdzenie zapłaty
Zasady podwyżki czynszu — umowa może przewidywać waloryzację czynszu np. raz w roku o wskaźnik inflacji. Warto to precyzyjnie zapisać, aby uniknąć sporów
Odsetki za opóźnienie — można określić wysokość odsetek za nieterminową płatność (ustawowe lub umowne)

Okres najmu i data rozpoczęcia

Umowa najmu okazjonalnego jest zawsze zawierana na czas określony — maksymalnie na 10 lat. Nie ma możliwości zawarcia umowy najmu okazjonalnego na czas nieokreślony — jest to wymóg ustawowy.

Umowa powinna precyzyjnie wskazywać:

Datę rozpoczęcia najmu (od kiedy najemca może korzystać z lokalu)
Datę zakończenia najmu
Ewentualnie — warunki przedłużenia umowy na kolejny okres

Po upływie terminu umowy strony mogą zawrzeć nową umowę najmu okazjonalnego, ale wymaga to ponownego sporządzenia oświadczenia o poddaniu się egzekucji u notariusza (i poniesienia związanych z tym kosztów).

Obowiązkowe załączniki — trzy dokumenty, bez których to zwykły najem

To element, który odróżnia najem okazjonalny od zwykłego i jednocześnie najczęstsze źródło błędów. Do umowy muszą być dołączone trzy załączniki wymienione w art. 19a ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów.

Załącznik 1: oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji

Sporządzane w formie aktu notarialnego (art. 19a ust. 2 pkt 1). Najemca oświadcza w nim, że podda się egzekucji i opuści oraz opróżni lokal w terminie wskazanym w żądaniu wynajmującego. To ten dokument daje wynajmującemu tytuł egzekucyjny — bez pozwu i bez procesu o eksmisję.

Do notariusza idzie najemca, może wybrać dowolną kancelarię w Polsce. Wynagrodzenie notariusza jest ustawowo ograniczone do 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę — szczegóły i aktualne kwoty opisaliśmy w artykule o koszcie notariusza przy najmie okazjonalnym.

Jeśli najemca nie posługuje się swobodnie polskim, kancelaria może wymagać obecności tłumacza przysięgłego. Więcej o samym dokumencie w artykule o oświadczeniu o poddaniu się egzekucji.

Załącznik 2: wskazanie innego lokalu przez najemcę

Pisemne oświadczenie najemcy z adresem lokalu, do którego wyprowadzi się po zakończeniu najmu (art. 19a ust. 2 pkt 2). Nie wymaga formy notarialnej — wystarczy zwykła forma pisemna.

Ustawa nie wymaga, aby wskazany lokal znajdował się w tej samej miejscowości co wynajmowane mieszkanie. Przepis mówi wyłącznie o „wskazaniu przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać". Lokal musi natomiast leżeć na terytorium Polski.

Załącznik 3: zgoda właściciela lokalu zastępczego

Pisemne oświadczenie właściciela wskazanego lokalu (albo osoby mającej do niego inny tytuł prawny) o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy po ustaniu stosunku najmu (art. 19a ust. 2 pkt 3). Wynajmujący może zażądać, aby podpis pod tym oświadczeniem był poświadczony notarialnie — ustawa daje mu takie prawo, ale nie jest to obowiązek.

W praktyce to najtrudniejszy do zdobycia załącznik: wymaga zgody osoby trzeciej, która często nie chce figurować w dokumentach związanych z ewentualną eksmisją. Jeśli najemca nie ma kogo o to poprosić, wystawiamy takie oświadczenie jako właściciel lokalu zastępczego.

Co się dzieje, gdy brakuje załącznika

Umowa nie przestaje obowiązywać — traci jednak status najmu okazjonalnego. Zostaje zwykłym najmem: z pełną ochroną lokatorską, zakazem eksmisji „na bruk", okresem ochronnym od 1 listopada do 31 marca i koniecznością przeprowadzenia zwykłego postępowania sądowego. Z punktu widzenia wynajmującego cały sens formalności znika.

Zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego — 14 dni

To formalność, o której najłatwiej zapomnieć, a jej pominięcie ma najpoważniejsze skutki. Zgodnie z art. 19b ustawy wynajmujący ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania właściciela, w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu.

Zgłoszenie nic nie kosztuje i nie ma urzędowego formularza — wystarczy pismo z danymi stron, adresem lokalu i datą zawarcia umowy. Można je złożyć osobiście, listem poleconym albo elektronicznie.

Brak zgłoszenia w terminie oznacza, że umowa nie korzysta z reżimu najmu okazjonalnego — mimo kompletu załączników i wizyty u notariusza. Najemca może zresztą zażądać od wynajmującego okazania potwierdzenia zgłoszenia.

Prawa i obowiązki stron

Dobrze sporządzona umowa powinna określać prawa i obowiązki zarówno wynajmującego, jak i najemcy:

Obowiązki wynajmującego:

Wydanie lokalu w stanie nadającym się do zamieszkania
Utrzymanie lokalu w odpowiednim stanie technicznym
Dokonywanie napraw wynikających z normalnego zużycia
Zapewnienie sprawności instalacji i urządzeń związanych z budynkiem

Obowiązki najemcy:

Terminowa zapłata czynszu i opłat dodatkowych
Korzystanie z lokalu zgodnie z przeznaczeniem (cele mieszkalne)
Dbanie o lokal i jego wyposażenie
Dokonywanie drobnych napraw na własny koszt
Nieprzekazywanie lokalu osobom trzecim bez zgody wynajmującego
Przestrzeganie regulaminu wspólnoty/spółdzielni

Warunki wypowiedzenia umowy

Umowa powinna precyzyjnie określać przypadki wcześniejszego rozwiązania. Zgodnie z ustawą, wynajmujący może wypowiedzieć umowę najmu okazjonalnego m.in. gdy:

Najemca zalega z czynszem za co najmniej 3 pełne okresy płatności, mimo pisemnego upomnienia z wyznaczeniem dodatkowego miesięcznego terminu na zapłatę
Najemca używa lokalu niezgodnie z przeznaczeniem lub w sposób sprzeczny z umową
Najemca podnajmuje lokal lub oddaje go do użytku osobom trzecim bez pisemnej zgody wynajmującego
Najemca utracił możliwość zamieszkania w lokalu zastępczym i nie wskazał nowego adresu w terminie 21 dni
Najemca niszczy urządzenia przeznaczone do wspólnego korzystania lub wykracza w sposób rażący przeciwko porządkowi domowemu

Strony mogą również przewidzieć w umowie dodatkowe przypadki wypowiedzenia — np. możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy przez najemcę z 2-miesięcznym okresem wypowiedzenia.

Dodatkowe zapisy warte uwzględnienia

Zgoda na zwierzęta — czy najemca może trzymać zwierzęta domowe
Palenie w lokalu — zakaz palenia tytoniu w mieszkaniu
Ubezpieczenie — czy najemca jest zobowiązany do ubezpieczenia lokalu od odpowiedzialności cywilnej
Remont i modyfikacje — zasady dotyczące zmian w lokalu (malowanie, wieszanie obrazów, itp.)
Zasady odwiedzin i zamieszkania — ile osób może stale zamieszkiwać w lokalu

Najczęstsze błędy, które pozbawiają umowę statusu najmu okazjonalnego

Umowa na czas nieoznaczony — najem okazjonalny zawiera się wyłącznie na czas oznaczony, maksymalnie na 10 lat. Zapis „na czas nieokreślony" przekreśla całą konstrukcję.
Wynajmujący prowadzi działalność w zakresie wynajmu lokali — wtedy właściwą formą jest najem instytucjonalny (art. 19f), a nie okazjonalny.
Brak zgłoszenia do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni — komplet dokumentów nie ratuje sytuacji.
Załączniki podpisane po zawarciu umowy — powinny istnieć najpóźniej w dniu jej podpisania, bo są jej integralną częścią.
Rozjazd danych między umową a załącznikami — inny numer mieszkania, literówka w nazwisku, inna data. Adres i dane stron muszą się zgadzać co do znaku.
Pominięcie któregoś z najemców — jeśli umowę podpisuje kilka osób, każda z nich musi złożyć własne oświadczenie o poddaniu się egzekucji, a wszystkie muszą być wskazane w oświadczeniu właściciela lokalu zastępczego.
Kaucja ponad limit — przy najmie okazjonalnym maksimum to sześciokrotność miesięcznego czynszu (przy zwykłym najmie dwunastokrotność).

Umowa najmu okazjonalnego z obcokrajowcem

Obywatelstwo najemcy nie ma znaczenia — umowę najmu okazjonalnego można zawrzeć z cudzoziemcem na tych samych zasadach. W praktyce dochodzą trzy kwestie:

Dane do umowy — zamiast numeru PESEL wystarczą dane z paszportu lub karty pobytu. PESEL nie jest warunkiem zawarcia umowy.
Tłumacz przysięgły u notariusza — jeśli najemca nie rozumie polskiego w stopniu pozwalającym pojąć treść aktu notarialnego, kancelaria będzie wymagać jego obecności. Sam akt sporządza się po polsku.
Lokal zastępczy w Polsce — wskazany lokal musi znajdować się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Adres za granicą nie spełnia warunku z art. 19a ust. 2 pkt 2.

Szerzej piszemy o tym w artykule o najmie okazjonalnym dla obcokrajowców.

Najczęstsze pytania o umowę najmu okazjonalnego

Czy umowa najmu okazjonalnego musi być u notariusza?

Nie. Sama umowa wymaga wyłącznie formy pisemnej. U notariusza sporządzane jest tylko oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji — jeden z trzech załączników.

Na jaki okres można zawrzeć umowę?

Na czas oznaczony, nie dłuższy niż dziesięć lat. Można ją zawrzeć na rok, dwa czy pięć lat, ale nigdy bezterminowo.

Czy umowę najmu okazjonalnego można wypowiedzieć?

Tak, ale na zasadach właściwych dla umów na czas oznaczony — czyli tylko w przypadkach wskazanych w umowie lub w ustawie. Opisujemy to w artykule o wypowiedzeniu umowy najmu okazjonalnego.

Czy wystarczy pobrać wzór umowy z internetu?

Sam wzór umowy to najprostsza część. O statusie najmu okazjonalnego decydują trzy załączniki i zgłoszenie do urzędu skarbowego — i to na nich najczęściej sypią się umowy przygotowane z gotowego szablonu.

Kto przechowuje załączniki?

Oryginały powinien mieć wynajmujący, bo to on będzie się nimi posługiwał w razie potrzeby opróżnienia lokalu. Najemca zachowuje własne egzemplarze umowy i wypis aktu notarialnego.

Podsumowanie

Dobrze sporządzona umowa najmu okazjonalnego to fundament bezpiecznego i bezkonfliktowego najmu. Warto poświęcić czas na dokładne opisanie wszystkich warunków — od finansów, przez prawa i obowiązki, po warunki wypowiedzenia. Nie zapomnij o trzech obowiązkowych załącznikach i zgłoszeniu umowy do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu.

Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu dokumentów do umowy najmu okazjonalnego — w szczególności wskazania adresu zastępczego — skontaktuj się z nami. Działamy szybko i profesjonalnie.

Umowa najmu okazjonalnego — co musi zawierać i jakie załączniki